【組織活性化ノウハウ】週次の行動予定の作成

 

組織活性化を実践して売上・利益を拡大したい中小企業経営者の皆様
今回のテーマは【組織活性化ノウハウ】週次の行動予定の作成です。

社員全員の週次の予定を経営者が押さえていますか?

20人も、30人も社員がいる難しいですが、10人前後なら部下の行動予定
を押さえることが出来るはずです。

私は昔、部下が8名いた時があります。

このチームを任され、最初にやったのは、個人特性の分析でした。
どんな特性が部下にあり、どのような仕事の与え方をすれば、生産性良く効率的に
無駄なくシステム開発を進めて行けるか!を考えたからです。

あ!言い忘れていましたが、南本、昔銀行員でした。しかも、システム部に居たので
銀行員と言っても、本来の銀行業務はあまりやらず、銀行システムばかりやっていました。


次に、週次の各人の行動予定を書かせることです。
全員に例外なく、毎日、紙に書かせて帰宅時に私の机の上の箱に入れて帰るルールで
毎日運用しました。

その週次日報には以下の項目が書けるようになっています。

・その日のやるべき事(目標)
・その日に終わった仕事(達成もしくは進捗度合)
・課題や問題点の報告や相談内容の記載
・1週間の行動予定を時系列の手帳のような空間に
時間を面積でわかるように記載させる。これで大まかなその人の仕事の内容がわかる
・南本からのフィードバックコメント(課題が大きい場合は翌日即面談して解決)

昔は今みたいな電子化はほとんど進んでおらず、すべて紙でコミュニケーションしました。
だから、私は敢えてアナログで紙のコミュニケーションを勧めます。
が、今どきの経営者はネットでやりたがりますね。

週次の行動予定表にPDCAを回すすべての要素を組み込んでいます。
基本、金曜日の帰宅するまでに、次週の予定を計画して提出させます。
これは強制的に書かせます。

しかし、次週の予定や目標を書けなくなる人がたまにいます。
その人は、課題にぶち当たっている人と言えます。
自分のスケジュールが遅れているからです。それを上司や先輩に相談できずに
困っている人です。

そのような人には、上司や先輩から声掛けや相談を持ちかけて、
すぐ解決する糸口を見つけてあげることです。
そのために、週次行動予定に「課題や問題点の報告や相談内容の記載」と
「南本からのフィードバックコメント」を記載する欄を設けているのです。

慣れてくると、この欄を上手く活用する部下が出てきます。
上手く南本を活用し、自分の課題を解決するようになっていきます。
強い組織の理想は、このような仕組みが出来ているチームです。

私が社員10人前後の会社に最も導入して欲しい仕組みは、この「週報」なんです。
週報は私のオリジナルで提供させて頂いております。
強い組織にするには、それなりの地道な活動の積み重ねが必要です。

 

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