【組織活性化7つの仕掛け】タテコミ(②報連相)

組織活性化を実践し売上・利益を向上させたい中小企業経営者の皆さんへ

 

今回は【組織活性化7つの仕掛け】タテコミ(②報連相)です。

 

「ホウレンソウ」って良く聞く言葉ですよね。 良く聞くけど具体的に何をすればよいのか、意外にわかっていない人が多い。 私は中小企業のリーダー研修や幹部研修を良くやるのですが、かならず「ホウレンソウ」の演習を入れます。

 

そうすると、意外に難しいことがわかります。報連相の意味や報告する内容、タイミング、相談する事案など、わかっていない社員がほとんどなのです。そんな社員ばかりなのに、社長は「ななぜ報告しない!」と怒り出す始末。

 

ということで、まずは「ホウレンソウ」の意味を理解しましょう。

 

ネットで調べてみると

 

■報告

『上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせること』

 

■連絡

『上司や部下にかかわらず、簡単な情報を関係者に知らせること』  これには自分の意見や憶測は入れない。

 

■相談

『判断に迷うときや意見を聞いて欲しい時に上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、  アドバイスをもらうこと』

 

では、経営者や管理職の人は、部下にどのように「ホウレンソウ」を実践させるのか?

 

会社にとって最も重要なことは、 悪い情報を如何に早く届けさせる「仕組み」をつるくか!ということです。 報告や連絡や相談をして、叱られてばかりじゃ、部下は報告等をしなくなります。 こうなると、会社組織は硬直しますので、「ホウレンソウ」を行いやすい環境をまず経営者は構築して下さい。そのためには、報告等を受ける上長や管理職、経営陣の度量も大きくないとダメですね。

 

以下の手順で社内に浸透させてください。

 

(1)報連相の定義を明確にし、全社員に理解させ、浸透させる。

 

(2)上長や管理職に対して、「聞く姿勢」を徹底的に教育する。

これを怠ると、報連相の仕組みは形骸化します。

(3)管理職は報告と相談がやりやすい雰囲気を部門やチームで作っていく。

 

(4)悪い情報を早く上げた部下等を褒める。

 

(5)出て来た悪い情報をどう解決していくかをチームで考える風土をつくる。

ヒントは上長がだし、部下に解決させることが最も大事ですが、最初はそう

うまくいかないので上長が指示だしして部下を動かしてもOKです。

 

(6)指示した業務に対して定期的な報告を求める。

ここで勘違いする経営者や管理者がいます。「報告が上がってこない」とぶつくさ言う。

報告が上がってこないのは、仕組みが出来ていないためで、部下の責任ではない。

きちんと仕組みが出来て、部下が習慣化するまで経営陣や管理職の責任なのです。

 

上記サイクルが出来ると、悪い情報がいち早く経営陣に上がり、コミュニケーションが活発化し、組織が活性化する瞬間です。近い未来、売上利益が向上すること間違いなしです。

 

結果、顧客トラブル対応や製品や商品ロスを未然に防ぐことが出来ます。 未然に防げなかったとしても、被害を最小限に食い止めることが出来るはずです。

 

報連相は社内でしっかりと「仕組化」しておかないと、会社がおかしくなります。 そのことを肝に命じて、中小企業経営を実践して下さい。 仕組みづくりは経営戦略の中枢だと南本は考えております。

 

 

アールイープロデュース

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