メールでのコミュンケーション

メールでコミュニケーションを取る場合、
相手が「親密な人」か「そうでない人」かに
よって、ものすごく変わってきます。

企業経営では、取引先とメールでやり取りするわけ
ですが、担当者によっては、メールで言葉が足りず
相手を怒らせたりするケースが多々あります。

これは、メールって、感情がわからないので、
文章を普通に書いても、相手の心理状態（感情）
により、いろいろな解釈をされてしまい、感情が
落ち込んでいる時のメールは特に、「ネガティブ」
に捉えられて、「なんやあのメールは！」って感じ
でいきなり怒鳴り込まれたりするわけです。

メールでのやり取り（コミュニケーション）は、
背景や理由をきちんと記載し、極力「丁寧語」や
「具体的数値」等使い、また、相手に明確に結論
を記載する等のテクニックが必要だと思います。

普通に会話するような省略した文章を記載すると
トラブルになるリスクをはらんでいます。

弊社も給与計算を行っているのですが、よく食い
違うのが「８月分からお願いします」という依頼
の場合、弊社では必ず「８月分（９／１５支給）
でしょうか、それとも７月分（８／１５支給）から
でしょうか？」と具体的数値を入れて、確認する
ようにしています。

このコミュニケーションを怠ったことで、
過去に何度も間違い、怒られてことがあるからです。
相手の文章を鵜呑みにして、間違うケースは多々有り
ます。それは具体的な数値で確認していないこちら側
にも責任はあるわけです。

日頃からメールのコミュニケーションは、丁寧に
しつこいぐらい状況説明すべきです。
それが面倒なときは「電話」で解決する方が早い
事が多いです。それと会話すると誤解も溶けます。

2018-08-17

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